Die Zukunft der Konferenzen

Den folgenden Beitrag habe ich jüngst für ein im Herbst erscheinendes Buch geschrieben, in dem ein buntes Arsenal jüngerer Menschen verschiedene Themen aus Wirtschaft, Wissenschaft, Gesellschaft und Politik in Richtung Zukunft denkt.

Warum sich Konferenzen im digitalen Zeitalter verändern müssen

Das Licht im Saal wird abgedunkelt. Ein schlacksiger Mann mittleren Alters läuft hastig wirkend in Richtung Bühne. Schließlich wartet die erste Folie der Powerpoint-Präsentation schon auf ihn. „Social Media Einsatz in der Politik – Chance oder Risiko?“ Darum soll es wohl in den nächsten 45 Minuten gehen. Im Publikum lehnt sich Christian Schmitt auf seinem Plastikstuhl zurück und nimmt eine Sitzfleisch schonende Körperhaltung ein. Nach 10 Minuten des angestrengt konzentrierten Zuhörens durchblättert er das Konferenzprogramm. Kurze Zeit später legt sich ein Schmunzeln auf Christians Lippen – seine Vermutung war richtig. Der Redner ist Social Media Consultant und seine Agentur der Silbersponsor der diesjährigen „European Digital Politics Conference“. Auch ohne weitere investigative Recherchearbeit kann er kombinieren, was dem Vortragenden heute die Ehre verschafft, von den ca. 500 im Publikum sitzenden Menschen zusammengerechnet 375 Bruttostunden Arbeitszeit in Beschlag zu nehmen. Da die parlamentarische Bestuhlung allerdings ein einigermaßen wahrnehmungsfreies vorzeitiges Verlassen des Tagungssaals verhindert, zückt Christian Schmitt sein iPhone und kümmert sich um die brennendsten Emails. Der Strategie folgen auch andere. In der anschließenden Pause weichen die gezeigten 132 Folien so auch schnell einem wohl zentraleren Thema: „Warum schmeckt der Konferenzkaffee dieses Jahr eigentlich wieder so schlecht?“

Nun – Christian Schmitts Konferenz-Erfahrung ist eine fiktive. Aber vermutlich haben viele Konferenzbesucher schon ähnliche Erfahrungen gemacht: Immer wieder schleppen wir uns durch eine tröge und ellenlange Powerpoint-Präsentation. Immer wieder warten wir vergeblich darauf, dass in einer Panel-Diskussion mehr passiert als der Austausch erwartbarer Floskeln.

Dennoch ziehen Konferenzen weltweit mehrere hundert Millionen von Besuchern jedes Jahr an. Ob Naturkatastrophen, Elektrofahrräder, Darmkrankheiten, Saiteninstrumente, mobiles Internet, politische Korruption, Weltraumforschung, Co-Working oder Blumenschmuck – es gibt fast kein erdenkliches Thema, zu dem nicht irgendwo auf der Welt bereits eine dezidierte Konferenz veranstaltet wird.

Warum aber veranstalten und besuchen wir eigentlich Konferenzen? Weshalb investieren Privatpersonen, Unternehmen, Universitäten, Verbände und die Politik hier Hunderte von Milliarden Euro, jedes Jahr? Nun, Konferenzen sind attraktiv, weil sie in unserer Gesellschaft einen dritten Ort darstellen. Abseits der eigenen Wohn- und Arbeitsräume bilden sie einen neutralen Ort, an dem sich Menschen aus verschiedenen Kulturen, Disziplinen, Organisationen und Generationen gemeinsam begegnen und austauschen können. Statistiken zu Folge werden Konferenzen vor allem aus diesen drei Motiven besucht:

  1. Information: Erkenntnisse über neue Entwicklungen & Trends, Finden von Antworten auf Fragen aus der eigenen Berufspraxis
  2. Inspiration: Ausbruch aus dem Alltag, Blick über den eigenen Tellerrand, Sammlung neuer Ideen und Denkanstöße
  3. Netzwerken: Pflege von alten und Aufbau von neuen Geschäftsbeziehungen, Treffpunkt interessanter Menschen

Bevor wir in die Zukunft blicken, lohnt ein Blick zurück. Die Wurzeln der ersten Konferenz-Formate sind ca. 400 Jahre alt. Die frühen Konferenzen sind zunächst vor allem Zusammenkünfte zu akademischen oder politischen Zwecken. Mit dem Einzug der Industrialisierung wächst im 19. Jahrhundert allerdings rasch das Bedürfnis, Plattformen zum Austausch einzelner Industriezweige zu kreieren. Hotels richten Versammlungsräume ein, Branchenverbände formieren sich – es entsteht eine richtige Industrie um Konferenzen. Neben den ausrichtenden Verbänden beginnen auch Unternehmen eigene Konferenzen zu veranstalten. In den letzten 50 Jahren haben schließlich auch immer mehr unabhängige Akteure und Agenturen den lukrativen Markt entdeckt und entwickeln neue Konferenzformate aus rein kommerziellen Absichten. Kurzum: die Konferenzindustrie hat sich rasant entwickelt.

Gleichzeitig hat sich das Modell von Konferenzen selbst seit den Anfangstagen nicht wesentlich geändert: Einzelne Menschen werden von den Konferenzveranstaltern auf Basis ihrer als besonders empfundenen Expertise oder ihrer besonderen Funktion als Sprecher eingeladen. Und viele nehmen diese Einladung gerne an. Denn es locken Ruhm und Ehre (gerade für Wissenschaftler essentiell), zünftige Honorare (für selbstständige Experten, Autoren und Zukunftspropheten) und eine halb-subtile Werbebühne für Produkte und Dienstleistungen (für Firmenrepräsentanten).

Diese erlauchten Personen halten nun aneinander gereihte Vorträge und/oder treffen im Rahmen einer Panel-Diskussion aufeinander  – während das Publikum primär lauschen und lernen soll. Interaktionen beschränken sich auf einzelne Publikumsfragen nach Vortragsende. Der eigentliche Austausch der Konferenzteilnehmer konzentriert sich auf Kaffeepausen, gemeinsame Mahlzeiten und die Drinks an der Hotelbar.

Nun ist es falsch zu sagen, Konferenzen hätten sich im Laufe der letzten 15 Jahre nicht verändert: der Einzug neuer Technologien ist an vielen Veranstaltern nicht spurlos vorbei gegangen. Neben der erwähnten Powerpointifizierung von Vorträgen erleben wir die Wunder der Technik an vielen weiteren Stellen: wir registrieren uns online. Wir erfahren vor Ort über die mobile App der Konferenz, welcher Redner kurzfristig abgesagt hat. Wir twittern wie die Weltmeister, damit unsere Kollegen auf der „Twitter Wall“ sehen, dass wir auch vor Ort sind. Und wenn wir die Zeit finden, füllen wir nach Konferenzende auch noch die digitalen Evaluationsbögen aus.

Allerdings – so meine These – ist an vielen Veranstaltern von Konferenzen der Einzug neuer Technologien doch in einem anderen Sinne spurlos vorbei gegangen. Mit der Verbreitung des Internets und den sozialen Medien hat sich in den letzten 10 Jahren für immer mehr Menschen die Art und Weise geändert, wie wir uns informieren, wie wir Inspiration finden, wie wir netzwerken. Also die drei Faktoren, die die Grundmotivation bilden, warum Menschen Konferenzen besuchen.

In einem Zeitalter, in dem die meisten Informationen eine Google-Suche entfernt und die üblichen Keynotes von Konferenz-Rednern auch online erlebbar sind, in dem wir unser Wissen und unsere Erfahrungen durch Blogs, Twitter und Plattformen wie Quora teilen, gegenseitig kommentieren und ergänzen, in dem wir Kunden generell mehr Aufmerksamkeit schenken und Gestaltungsräume geben –  in diesem Zeitalter wirken viele der heutigen von Keynote und Paneldiskussionen durchsetzten Frontalkonferenzen wie Formate, die die letzten 10 Jahre im Dauer-Winterschlaf waren.

Während zwar auf fast jeder Konferenz im Jahre 2012 zu hören ist, wie wichtig Kreativität und Innovation für die jeweilige Branche sind, so scheuen sich viele Konferenzveranstalter, am etablierten Programmmodell zu rütteln, aus der Komfortzone zu treten und noch einmal kreativ über die Frage nachzudenken: Wie gestaltet man im digital vernetzten Zeitalter solch einen physischen, temporären dritten Ort? Wo man die intensive Zeit einer Offline-Zusammenkunft klug nutzen kann, um von- und miteinander zu lernen? Wo Themen und Probleme im Vordergrund stehen, die einen individuell und aktuell beschäftigen? Wo man inspiriert, zum Nachdenken und auch zum konkreten Handeln angeregt wird? Und wo man ausreichende Gelegenheiten hat, über die anderen Menschen mehr als das zu erfahren, was auf ihren Namensschildern steht?

Nun, was gut vernetzte Menschen im Internetzeitalter ausmacht: Wenn man ihnen nicht die Plattform bietet, die sie gerne hätten, dann kreieren sie einfach ihre eigene und stiften ihre Netzwerke zum Mitmachen an. Angefangen damit hat der Internetvisionär Tim O’Reilly, der 2003 verschiedene Internet-Geeks unter dem Namen Foo Camp (Foo = Friends of O’Reilly) in einem neuartigen Format zusammenbrachte. Der Ansatz: Die Agenda wird erst zu Beginn des Camps bestimmt, es gibt keine dezidierten Redner (jeder kann eine Session zu einem Thema anbieten), keine Anzüge, keine passiven Teilnehmer (jeder leistet einen Beitrag) und keine Anonymität (jeder Teilnehmer stellt sich zu Beginn allen anderen mit 3 Stichwörtern vor).

Inspiriert von dem Foo Camp haben 2005 Ex-Teilnehmer angefangen, diesen Ansatz auch für nicht-O’Reilly-Freunde zu öffnen und unter dem Namen Barcamp unabhängige und für die Teilnehner kostenlose (Un)konferenzen zu veranstalten. Die – im Vergleich zu einer klassischen Konferenz viel geringeren Kosten – werden dabei über akquirierte Sponsoren gedeckt. Seitdem haben in mehr als 350 Städten weltweit Barcamps stattgefunden – jeweils von einer lokalen Community organisiert. Was als Format für „Geeks“ und Technologie-Themen anfing, hat sich mit spezialisierten Themencamps auf viele Felder ausgeweitet. Inzwischen besuchen und bereichern auch etablierte Experten aus Wissenschaft, Politik und großen Unternehmen die offene, kreative und partizipative Gestalt von Barcamps und ähnlichen Unkonferenz-Formaten.

Wenn ich nun also an Morgen denke – und das ist ja in diesem Buch gefragt: Werden in den nächsten Jahren Unkonferenzen wie Barcamps klassische Konferenzformate mit kuratierten Keynotes und hohen Teilnehmerbeiträgen ersetzen und aus dem Markt drängen?

Ich bin mir sicher: das wird nicht passieren. Denn reine Community-getriebene Unkonferenz-Formate bringen auch Nachteile mit sich, insbesondere für die Kern-Organistoren: Sie können sich nur schwierig für ihre Arbeit entlohnen, sind von der Gunst von Sponsoren abhängig und müssen auf die Möglichkeiten einer Kuratierung von Programmelementen und einer bewussten Zusammenstellung von Teilnehmern verzichten. Wenn man dies im Blick behält lässt sich auch erklären, warum ein Tim O’Reilly nicht nur Foo Camps veranstaltet, sondern auch hochpreisige, klassisch formatierte und kuratierte Konferenzen zu Trendthemen aus der Netzwelt.

Allerdings bin ich mir auch sicher: der zunehmende Erfolg der Unkonferenzen und die veränderten Erwartungshaltungen der Besucher im digital vernetzten Zeitalter werden viele Frontalkonferenzmacher zum Umdenken und Umgestalten bringen.

Ich vermute (und ja, da ist auch eine Portion Hoffnung dabei), dass wir die folgenden Veränderungen im Laufe der nächsten 10 Jahre erleben werden:

Mehr Partizipation

In 5 Jahren wird es in fast jedem Konferenzformat auch abseits der Pausen Programmelemente geben, wo die Teilnehmer sich kennenlernen, austauschen und an gemeinsamen Herausforderungen arbeiten. Keynotes im bisherigen Sinne werden dazu eingesetzt, Inspiration, neue Perspektiven und Diskussionsaufhänger zu liefern. Da durchgeskriptete Podiumsdiskussionen aussterben, werden die Keynote-Redner in den partizipativen Formaten kräftig mitmischen – denn Experten suchen zur Profilierung nach wie vor den Diskurs

Mehr Problemlösung

Es gibt wenige dritte Orte neben Konferenzen, wo sich mächtige Menschen aus Wirtschaft, Politik und Wissenschaft in einem internationalen Rahmen begegnen und so viel intensive Offlinezeit am Stück miteinander verbringen. Diese Möglichkeit muss von unabhängigen Konferenzveranstaltern genutzt werden, um gemeinsam unter einer neutralen Moderation an konkreten gesellschaftlichen Problemstellungen zu arbeiten. Hier werden visionäre Konferenzgestalter sich absetzen und einen Unterschied machen.

Mehr davor und danach

Nachhaltig erfolgreiche Konferenzgestalter kreieren nicht nur einen Event, sondern vor allem eine Community. Konferenzmacher werden sich viel mehr mit den Fragen beschäftigen, was vor, nach und zwischen Konferenzen passiert, wie man auch online Gesprächsanlässe schafft, Menschen verbindet und mit thematischen Impulsen inspiriert.

Mehr Konferenz + x

Ein starkes Community-Gefühl entsteht vor allem durch gemeinsame Erfahrungen. Deshalb werden Veranstalter als Teil ihrer Konferenz (und nicht als optionales Freizeitprogramm) mehr außergewöhnliche Programmelemente entwickeln. Gemeinsame Flashmobs, angezettelte Revolutionen, Weltrekordversuche, Massenkoch-Sessions, Musik-Jams, Extremsporterlebnisse und kollaboratives Fasten – alles was irgendwie umsetzbar ist, werden wir auch noch in Konferenz-Kontexten erleben.

Mehr Intimität

Das Community-Gefühl und der Charme gemeinsamer Erlebnisse skalieren allerdings bei steigenden Teilnehmerzahlen bei Konferenzen nicht mit. Anstatt immer größere Konferenzen zu veranstalten, werden kluge Konferenzmacher wieder intimere Erlebnisse mit <150 Leuten kreieren und durch Satellitenformate und Franchise-Ansätze trotzdem wachsen können.

Mehr DJ-Kultur

Neben wenigen Konferenzen, die von den Rockstar-Qualitäten ihrer Gastgeber leben, werden sich die meisten Konferenzgestalter als souveräne DJs üben. Sie kreieren das Umfeld, machen das Publikum dabei zu den eigentlichen Stars und passen stimmungs-abhängig mit Empathie und Improvisationsgeist ihre Playlist / ihr Programm an.

Mehr Hybridformate

Veranstalter werden neue Schnittstellen und Apps entwickeln, wie die Inhalte und intensiven Diskussionen der Offline-Konferenzen im Web weltweit erlebbar gemacht werden und wie Stimmen aus der Onlinewelt zurück in die Konferenz fließen. Dabei werden die Interaktionen weit über einen Video-Livestream und eine„Twitter Wall“ hinausgehen. Konferenzen werden auch für Nicht-Besucher zu multisensorischen Eintrittstoren, um neue Themen, Personen und Perspektiven zu entdecken.

Mehr Sponsoreneinbindung

Statt eingekauften Marketing-Vorträgen und überdimensionierten Bühnenlogos werden Sponsoren authentischer und wirkungsvoller ins Programm eingebunden. Auf der Bühne werden sie wirklich Wissenswertes teilen, wie zum z.B. die Lerneffekte aus Misserfolgen in ihrer Organisation. Neben der Bühne werden sie zu offenen Diskussionsformaten einladen, wo sie mit Konferenzteilnehmern Antworten auf für alle relevante Fragen finden. Mitarbeiter des Sponsors verlagern ihre Arbeitsplätze temporär in ein Co-Working Camp auf dem Konferenzgelände und machen ihre Arbeitskultur dort erlebbar. Es entsteht eine Begegnungsstätte für mögliche Mitarbeiter und zukünftige Freelancer – nicht uninteressant im „war for talents“-Zeitalter…

Mehr Grün

Ökologisch kluge Eventkonzepte werden zunehmend unverzichtbar. Gerade wer als Veranstalter einen sinnvollen Ressourceneinsatz im Programm zum Thema macht, aber keine nachvollziehbaren Entscheidungen getroffen hat im Hinblick auf regionales Catering, recyclebare Materialien, und gemeinsame Shuttle-Services wird erleben, wie schnell ein sogenannter „shitstorm“ starten kann.

Mehr Inspiration

Die Inspirationskraft tageslichtfreier, graumelierter Tagungsräume in Hotels und Messehallen ist überschaubar. Deshalb werden immer mehr Konferenzplaner ihre Events in charmantere Räumlichkeiten verlegen oder zumindest die Teilnehmer für einzelne Programmpunkte an inspirerende und thematisch passende Orte in der Konferenz-Stadt führen. 

Mehr Transparenz

Viele Konferenzen werden von Teilnehmern als überteuert wahrgenommen. Der Grund: die Kostenfaktoren und Summen einer Konferenz sind für die allermeisten völlig unbekannt. Deshalb werden Konferenzgestalter ihre Kostenstrukturen vermehrt transparent und öffentlich machen. Gleichzeitig legt dies die Basis für neue Finanzierungsmodelle. So werden einige Veranstalter anstelle eines Sponsoring-Ansatzes ihre Konferenz über Mikro-Investoren mit Gewinnbeteiligung co-finanzieren, die dadurch gerade im Vorfeld selbst als Kommunikationsmaschinen fungieren.

Mehr Mensch

Die beste Nachricht zum Schluss. Überfrachtete Powerpoints werden aussterben. Wir werden uns in den verbleibenden Keynotes die an die Leinwand abgetretene Aufmerksamkeit zurückholen und anstelle von Bulletpoints und bunten Pfeilen wieder echte Menschen bewegen.

 

Nun, wenn also Konferenzveranstalter keine Angst vor der eigenen Transformation haben, dann werden wir uns auf viele spannende analoge & digitale Konferenzerlebnisse freuen dürfen. Vielleicht sogar auf guten Kaffee, wenn dieser nicht mehr in schlechter Variante als Konversationsstarter herhalten muss. Andernfalls, liebe Leser, lieber Christian Schmitt, so haben Sie jetzt einige Anregungen bekommen, um im Zweifelsfall einfach ihr eigenes Konferenzformat zu gestalten…


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